はじめに
会議は組織の意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たしますが、うまく進めるのは容易ではありません。
私もうまく会議が進められるよう、毎度司会の練習をしてから会議に臨んでいます。
今回は、優れたリーダーが会議を効果的に進める方法について探っていきます。
適切な仕切り方と、参加者の主体性を引き出すファシリテーションスキルが鍵となります。
参加者の意見を引き出す
会議を活発にするためには、参加者が自由に発言できる雰囲気づくりが肝心です。
優れたリーダーは次のような工夫を行います。
バトンタッチ方式の採用
発言者を指名する代わりに、「バトンタッチ方式」を取り入れます。
発言者が次の発言者を指名することで、発言の機会が公平に行き渡ります。
参加者も気軽に発言できるようになり、活発な意見交換が期待できます。
また、「私たちは○○したいですね」と言うと、参加者と一体感が生まれ、より良い雰囲気で会議を進行できます。
司会者と参加者が同じゴールを目指す仲間であると意識させることが重要です。
アイデアを否定しない姿勢
アイデア出しの場合は、リーダーが参加者の意見を否定することなく受け入れる姿勢が不可欠です。
新しいアイデアに耳を傾け、チームの創造性を最大限に引き出すことができます。
過去の経験に捉われず、予想外の展開も歓迎することで、会議を活性化させることができます。
柔軟な対応によってアイデアが生まれやすくなるのです。
参加者全員が発言しやすい環境
| 環境づくりのポイント | 効果 |
|---|---|
| 付箋に意見を書いてもらう | 心理的な負担が減り、発言しやすくなる |
| 携帯電話の使用を禁止する | 参加者が集中できる環境を作れる |
| 発言の時間配分を明確化する | 発言機会が公平に確保される |
このように、参加者全員が発言しやすい環境を整えることで、活発な意見交換につながります。
リーダーはファシリテーションの技術を習得し、参加者の主体性を引き出すことが重要です。
論点の整理と合意形成
議論がかみ合わず、なかなか合意に至らない場合もあります。
そんな時こそ、論点を明確にし、参加者全員の合意を引き出す力が求められます。
論点の5つの要素
- 意見
- メリット
- デメリット
- 懸念点
- 対策
この5つの要素を押さえながら論点を整理することで、議論を前に進めることができます。
リーダーはこの5つの要素を意識し、論点を明確化する力が必要不可欠です。
参加者全員の合意形成
最終的には、参加者全員の合意に基づいた意思決定が行われることが重要です。
そのため、リーダーは参加者全員が納得できる結論を導く力が求められます。
会議の終了時には参加者に「どう終えるか」を問いかけ、全員が納得感を持つ結論を出すことが肝心です。
合意形成のスキルを備えたリーダーは、優れたファシリテーションを発揮できるでしょう。
会議を効果的に進める
会議を効果的に進めるためには、事前準備と適切な進行が必須です。
リーダーは次のようなポイントを押さえる必要があります。
会議の種類と進め方の理解
- 会議には目的別に種類がある
- 報告・連絡・共有の会議
- 意見やアイデアを引き出す会議
- それぞれに合ったファシリテーションが必要
リーダーは会議の目的と種類を理解し、それに応じた進行方法を選択することが大切です。
報告会議と意見交換会議では、求められるファシリテーションが異なるのです。
事前準備の重要性
効率的な会議を行うには、事前準備が不可欠です。
以下が事前準備の重要なポイントです。
- 議題や時間配分の明確化
- 参加者への情報共有
- 参加者の意向把握
- 発言しやすい環境づくり
会議の目的とルールを参加者全員で共有し、準備を行うことで、生産的な議論が期待できます。
事前準備を怠ると、時間の無駄遣いにつながりかねません。
オンライン会議の留意点
オンライン会議では、リアルの会議とは異なる点に留意する必要があります。
- 参加者の特性観察が難しい
- 対話が途切れやすい
- 予期せぬ出来事への対応が難しい
リーダーは参加者との対話を重視し、期待する役割を合意しておくことが大切です。
また、ビジョンを共有し、行動を導くストーリーを設計することで、オンライン会議も円滑に進めることができるでしょう。
ファシリテーターに求められるスキル
リーダーには優れたファシリテーションスキルが求められます。
ファシリテーターとしての4つの主要なスキルを確認しましょう。
場のデザインスキル
会議の目的を明確にし、参加者全員で共有することが重要です。
会議の種類と目的に応じて、場を適切にデザインする力が求められます。
対人関係(コミュニケーション)のスキル
参加者全員が意見を言いやすい環境を作ることが大切です。
コミュニケーション力と、参加者一人ひとりに合わせた対応力が必要不可欠です。
構造化のスキル
発散した意見を整理し、論点を絞り込む力が求められます。
論点の5つの要素を意識し、議論を前に進めることが肝心です。
合意形成のスキル
最終的に目標に向けて決定を導く力が重要です。
参加者全員が納得感を持てる結論を出すことで、会議の成果を最大化できます。
まとめ
本記事では、優れたリーダーが会議を効果的に進める方法について解説してきました。
ポイントは以下の通りです。
- 参加者の意見を引き出す工夫
- 論点の整理と合意形成のスキル
- 事前準備と進行の重要性
- ファシリテーターに求められる4つのスキル
これらを心がけることで、生産的で活発な議論が期待できます。
優れたリーダーは、適切な仕切り方とファシリテーションで、会議の質を高め、組織の意思決定を後押しすることができるのです。